只想匯出機構的部分資料嗎？請另行參閱「選擇要匯出的 Workspace 資料」。
您可以使用資料匯出工具，將機構資料匯出為 Google Cloud Storage 封存檔並下載。
如要讓使用者自行下載資料，請允許使用 Google 匯出功能，並引導他們參閱「如何下載您的 Google 資料」。
本頁面提供下列說明：
事前準備
需求條件如要匯出貴機構的資料，您必須符合以下條件：
- 使用 Google Workspace 或 Cloud Identity 超級管理員帳戶已滿 30 天 (除非您建立組織帳戶的天數未滿 30 天)。
- 已啟用帳戶的兩步驟驗證 (2SV) 功能。唯有執行匯出的管理員需要啟用兩步驟驗證。如要檢查您的帳戶是否已啟用兩步驟驗證，請檢查帳戶的安全性設定。
如要存取匯出資料，您的管理員帳戶必須啟用 Google Cloud。詳情請參閱「為使用者開啟或關閉 Google Cloud」。
資料匯出工具匯出的資料，和使用者透過 Google 匯出取得的資料相同，只是前者還包括僅限管理員存取的資料，例如：保管箱保留的刪除資料，以及客戶擁有的資料。「客戶擁有的資料」是指屬於機構，而非個別使用者的資料，例如管理員隔離區中的 Gmail 郵件。
- 日曆資料 - 資料匯出工具也會匯出客戶擁有的以下資料：結構化資源預訂資訊。
- Chat 資料 - 資料匯出工具也會匯出客戶擁有的以下資料：機構使用者自建聊天室的訊息和附件。
- Chrome 資料
- Classroom 資料
- Cloud Search 資料 - (僅限管理員存取)
- 聯絡人資料
- 雲端硬碟資料 - 資料匯出工具也會匯出客戶擁有的以下資料：共用雲端硬碟和共用文件中的資料。
- Gemini 資料
- Gmail 資料 - 資料匯出工具也會匯出客戶擁有的以下資料：
- 管理員隔離區中的郵件
- 套用 Gmail 機密模式的郵件 (寄件者和收件者位於同一網域)
- 網路論壇資料 - 資料匯出工具匯出的資料也會包括機構內沒有版主的群組資料。
注意：使用者在消費者群組中建立的資料只有他們本人能存取。
- Keep 資料
- NotebookLM 資料
- 提醒資料
- 條件式通知產生的指令碼。
- Tasks 資料
注意：資料匯出工具也會匯出最近刪除的 Tasks 資料，包含刪除時間戳記。
-
保管箱保留的資料 (僅限管理員存取) - 使用者已刪除，但該資料受保管箱訴訟保留或資料保留規則保護。須擁有保管箱授權才能存取。
- Voice 資料 - 資料匯出工具也會匯出客戶擁有的以下資料：
- 攜碼轉移要求
- 自動總機設定
- 桌上話機清單
- 稅籍地址
- 統一編號/稅號
- 電話號碼和號碼指派作業
- 使用者授權資料
- 來電響鈴群組
注意：資料匯出工具也會匯出近期刪除的 Voice 資料。
資料匯出工具無法匯出下列項目：
- 在匯出作業開始前 24 小時內才建立的使用者帳戶資料。
- 已刪除的資料，除非受到 Google 保管箱政策的資料保留或訴訟保留保護。
完整匯出作業會匯出下列帳戶類型使用者的資料：
- 擁有授權的使用中帳戶
- 遭管理員停權的帳戶
- 已封存的帳戶
- 保管箱離職員工的帳戶
- 從 Chrome 匯出：Google Workspace for Education 活躍使用者的帳戶
資料匯出工具會將機構的資料匯出至 Google Cloud Storage (GCS) bucket。根據預設，資料匯出工具會使用由 Google 提供的臨時 Cloud Storage bucket。
如果您使用 Google Workspace 安全控管和安全控管 Plus，可以指定自己的 Cloud Storage bucket，充分運用本地資料儲存功能。這項功能可讓您進一步掌控資料的位置和存取權，解決資料主權問題。
如果選擇 Google 提供的 bucket
- 您可以選擇位於「美國」或「歐洲」的 bucket，或選用「無偏好設定」。
- 匯出的資料會在匯出 60 天後自動刪除。
刪除作業注意事項：由於資料是以封包形式匯出，而非完整套件，因此大型匯出作業可能會在多天內產生許多資料封包。也就是說，某些封包可能會比其他封包更早刪除。如要判斷個別檔案的刪除日期，請以 60 減去該檔案完成匯出所用天數。請務必在刪除日期前下載匯出項目。
如果選擇自己的 Cloud Storage bucket
如要將資料保留超過 60 天，您需建立自訂匯出作業，並選擇自己的 Cloud Storage bucket。詳情請參閱「使用本地資料儲存功能匯出 Workspace 資料」。
開始匯出後，系統會發送電子郵件給所有超級管理員，通知有尚未完成的資料匯出作業，且匯出的資料最快要 48 小時後才能存取。這段等候期間是為了確保貴機構的資料安全。
資料匯出程序通常 72 小時才能完成，但取決於匯出的資料量，最久可能需要 14 天。匯出程序完成後，所有超級管理員都會收到通知電子郵件，並能查看匯出資料。
匯出使用者的資料
以下是完整匯出機構資料的步驟，適用於所有 Google Workspace 版本。如要瞭解其他進階選項，請參閱「選擇要匯出的 Workspace 資料」。
您必須以超級管理員的身分登入才能執行這項工作。
-
請使用「管理員」帳戶登入 Google 管理控制台。
非管理員帳戶無法存取管理控制台。
-
前往資料匯出頁面。
- 按一下「設定新的匯出作業」。
- 在「名稱」方塊中，輸入匯出作業名稱。
- 在「匯出類型」方塊中，選取「標準」。
- 在「範圍」方塊中，勾選「匯出整個組織的所有使用者資料」。
- 在「服務」方塊中選取所有服務。
- 略過「標籤」方塊。
- 在「日期範圍和類型」方塊中選擇日期範圍，並且不要勾選「持續匯出」方塊。
注意：只有使用「安全控管」外掛程式的機構，才會看到「持續匯出」方塊。 - 在「目的地」方塊中，選擇「Google 提供的 Cloud bucket」。
重要事項：「目的地」方塊可能提供匯出資料至自有 Cloud Storage bucket 的選項，具體視您使用的版本而定。 - 選擇 bucket 所在區域：「美國」、「歐洲」或「無偏好設定」。
- 按一下「開始匯出」。
如果匯出作業會提供相關資訊，系統將計算預估執行時間，並在完成後顯示預估完成時間。
查看及下載匯出的資料
資料匯出完成後，組織的超級管理員會收到電子郵件通知，內含封存檔的查看連結。您也可以透過 Google 管理控制台存取封存檔。
-
請使用「管理員」帳戶登入 Google 管理控制台。
非管理員帳戶無法存取管理控制台。
-
前往資料匯出頁面。
- 「資料匯出」表格會列出所有資料匯出作業資訊，包括：
- 匯出作業名稱
- 上次開始和完成日期
- 設定各項匯出作業的使用者
- 匯出狀態
- 可對匯出資料執行的動作
- 在「資料匯出」表格中，按一下匯出作業名稱即可開啟詳細檢視畫面。
- 在「範圍」下方，查看已匯出資料的使用者、群組或組織單位。
- 在「狀態」下方，查看匯出作業是否完成或發生錯誤：
- 失敗：未匯出任何資料
- 錯誤：封存檔中缺少部分資料
- 已完成：所有資料均已匯出
- 如要查看封存檔，請依序點選「動作」
「查看封存檔」。
- 如果完成的資料匯出作業出現錯誤，您可以執行修復程序。
查看資料匯出封存檔
資料封存檔會以 ZIP 壓縮檔格式匯出。每位使用者的資料封存檔會分別儲存在根資料夾中的對應資料夾。資料會依服務 (例如雲端硬碟或 Gmail) 細分，並設有檔案大小上限。舉例來說，使用者的雲端硬碟和 Gmail 資料可能會整理成多個檔案，分別名為「雲端硬碟 (第 1 部分)」、「雲端硬碟 (第 2 部分)」、「Gmail (第 1 部分)」和「Gmail (第 2 部分)」。
注意：每次匯出作業的服務處理順序可能不同。因此，即使某次作業優先處理雲端資料，下次則換成 Gmail 優先，也不必擔心。
如要查看及下載匯出的資料封存檔，請按照下列步驟操作：
- 在 Cloud Storage 使用者介面中，按一下根資料夾。
注意：部分資料 (如共用雲端硬碟中的檔案) 的擁有者為服務帳戶，而非使用者。在匯出的封存檔中，服務帳戶的名稱為「資源」。
Cloud Storage 使用者介面僅能用於下載個別物件。如要下載資料夾或同時下載多個物件，請使用 gcloud storage 指令列工具。
示例：
gcloud storage cp --continue-on-error --recursive \
"gs://[gcloud storage URI for your takeout bucket]" .
- 按一下 ZIP 檔案即可下載使用者資料。
- 將檔案解壓縮後，即可依產品查看使用者的資料。
